– Bázis

Számlázás APEH követelmény szerint

Számlázás APEH követelmény szerint

Számítógéppel előállított számla

• A számítógéppel előállított számla, szigorú számadás alá vonása megvalósul oly módon, hogy a program – beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított. Ez utóbbi feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt, előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült;”

• A gépi számlázás esetén a számla az első nyomtatás első példányán szerepel az eredeti felirat, illetve az első nyomtatás többi példányán szerepel, hogy hányadik példány, valamint az ismételt nyomtatás után a számlán feltüntetésre kerül, hogy másolat illetve, hogy hányadik példány.

• A számla - nyomtatás utáni - utólagos módosítása a programban nem megengedett. A programmal olyan számla készíthető, amely tartalmaz minden olyan elemet, amelyet a 2004. május 1-től hatályos általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. áfa-törvény 13. § (1) bekezdés 16-17. pontja, a számla és az egyszerűsített számla adattartalmára vonatkozóan kötelezően előír.

• A program számlázó része lehetőséget biztosít, hogy a számlázási, pénzügyi információhoz való hozzáférést jogosultságok használatával szabályozza. Csak azon felhasználók tekinthetnek bele a számlázási adatokba, akik a rendszerben erre jogosultsággal rendelkeznek.

• A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet. A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (továbbiakban: Rendelet) 1. §-a alapján számlát papíralapon és elektronikus úton lehet kibocsátani. A papíralapú számlát nyomtatványt értékesítőtől vásárolt számlatömbben szereplő bizonylat kézzel vagy nyomdai úton történő kitöltésével, vagy egyébként – a Rendelet arra vonatkozó szabályai szerint – számítógéppel lehet kiállítani.
  • A Rendelet 1. § (6) bekezdés b) pontja úgy rendelkezik, hogy számítógéppel előállított számla az, amelynek szigorú számadás alá vonása megvalósul oly módon, hogy a program – beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított. Ez utóbbi feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt, előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült.
  • A Rendeletnek a számítógéppel előállított számlára vonatkozó – idézett – szabályozásából következik, hogy a számítógéppel előállított számlának minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni.
  • Ezen túlmenően a papír alapon előállított számlának elemi és fogalmi feltétele, hogy a fizikai valóságban, papír alapon realizálódjék.
  • Mindezek alapján jelenleg nincsen jogszabályi lehetőség arra, hogy a számítógéppel előállított számla a vevő részére pusztán elektronikus formában kerüljön továbbításra, azt a vevő felé papír alapú formában kell eljuttatni.
  • A fentiekből következik, hogy a számítógéppel előállított, de nem a vonatkozó jogszabályi feltételek szerint nyomtatott, továbbított számlák adóigazgatási azonosításra nem alkalmasak, így azokra nézve adólevonási jog nem gyakorolható.
  • Ettől függetlenül természetesen elektronikus úton előállított számla kibocsátására egyebekben az erre vonatkozó jogszabályi rendelkezések figyelembevételével lehetőség van.

Elektronikus számla kibocsátás

• Az elektronikus számla kibocsátás történhet elektronikus aláírás alkalmazásával, vagy elektronikus adatcsere -ún. EDI- rendszerben. Bármely rendszer alkalmazását megelőzően a feleknek erről írásos megállapodást kell kötniük. Az elektronikus aláírás rendszerében az eredet és a tartalom sérthetetlenségét fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző kell, hogy biztosítsa. Az elektronikus számlához ilyenkor három szereplő kapcsolható: a kibocsátó, az elektronikus aláírás szolgáltatója, és a vevő. Az elektronikus aláírás szolgáltatójának tevékenységét megelőzően be kell jelentkeznie a Felügyeletnél, ahol ilyen tevékenységet végzőként nyilvántartásba veszik. Ő bocsátja ki a kulcsokat és kódoló programokat a felhasználók felé, nyilvántartást vezet, és egyben felel a rendszer működéséért. A számla kibocsátója a szolgáltatótól kapott kulcs alapján kódolja a számla-dokumentumot, a vevő pedig a neki adott kulcs segítségével elolvashatja a dokumentumot, és meggyőződhet annak kódoltságáról, arról, hogy az a továbbiakban már nem módosítható.

• Az elektronikus számla csak elektronikus formában alkalmas adóigazgatási azonosításra, annak papír alapú formája dokumentumként nem használható. Az elektronikus számlázás alkalmazásának követelményeiről, a számla adóigazgatási azonosításra alkalmasságáról, megőrzésének módjáról PM-rendelet rendelkezik majd, jelenleg államigazgatási egyeztetés alatt áll.

• Az ún. EDI-rendszerben történő elektronikus adatcsere csak kétszereplős, nincs szükség  hitelesítő-szolgáltatóra. Ennek lényege, hogy a kibocsátó kódolt formában elektronikus úton eljuttatja a vevőhöz a dokumentumot, aki azt elolvashatja, egyetértése esetén visszaigazolást küld a feladónak. Az EDI üzenetek technikailag biztonságosak, hiszen a lekódoláshoz szükséges információkat csak az adott felek ismerik. Az EU-s irányelv lehetővé teszi az EDI ügyletek papír alapú összesítését, a magyarországi szabályozás élt is ezzel a lehetőséggel. Az összesítést a kibocsátó adó-megállapítási időszakához igazodva kell elkészíteni, és megküldeni a számla címzettje felé. A jelenleg egyeztetés alatt álló PM-rendelet az EDI-rendszerben történő számlázás részletes előírásait is tartalmazza.

A számlán feltüntetésre kerülő adatok

• Szállító, vevő adatai (név, számlázási cím, adószám, bankszámlaszám, ügyintéző, telefonszám)
• Dátumok (teljesítés, kiállítás dátuma, fizetési határidő)
• Fizetési mód (partneradatok alapján automatikusan)
• Fizetési határidő (partner adatokból naptári és munkanapban számolva automatikusan)
• Számla megjegyzés
• Számlatételekhez külön megjegyzések
• Szabadon szerkeszthető közlemény rovat, alapértelmezett közlemény automatikusan
• Logó